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Privacy Statement

-- An english version is coming soon. --

Mit diesen Datenschutzhinweisen erläutern wir, die Docoloc UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG, welche Daten wir bei der Nutzung unserer Webseiten und Dienste erheben und wie wir diese Daten verwenden. Zweck der Verarbeitung von Daten ist der Betrieb unserer Internetseiten, die Durchführung unserer Plagiatsuche sowie die Erfüllung vertraglicher Pflichten gegenüber unseren Kunden. Ihre Daten werden durch uns einzig für diesen Zweck erhoben und verarbeitet. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet ebenso wenig statt wie eine anderweitige Auswertung durch uns. Sollten Sie Fragen zu unserer Datenverarbeitung haben, wenden Sie sich gerne per E-Mail an privacy@docoloc.de. Weitere Kontaktdaten entnehmen Sie bitte unserem Impressum.

Personenbezogene Daten die durch Docoloc verarbeitet werden

Personenbezogene Daten sind gemäß Datenschutz-Grundverordnung DSGVO „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person“ beziehen. Im Folgenden listen wir auf, welche Daten durch Docoloc verarbeitet werden, wie lange diese gespeichert werden und auf welcher Rechtsgrundlage diese Verarbeitung erfolgt. Nicht alle diese Daten haben einen Personenbezug (wie z.B. zu prüfende Dokumente) und dennoch handelt es sich um streng vertrauliche Daten die durch Docoloc entsprechend behandelt werden und daher ebenfalls hier aufgelistet sind.

1. Besuch unserer Internetseiten

Beim Besuch unserer Internetseiten werden bereits personenbezogene Daten verarbeitet. Damit unsere Webseiten auf Ihrem Gerät angezeigt werden können, müssen Ihre IP-Adresse, sowie Informationen über Ihren Browser und Ihr Endgerät verarbeitet werden.

Zum Schutz unserer Systeme und den verarbeiteten Daten ist es notwendig jegliche Nutzung unserer Internetseiten zu protokollieren. Ebenso nutzen wir diese Protokollierung um Fehler auf unseren Seiten zu erkennen und zu beheben. Nur so kann eine korrekte und vertrauliche Verarbeitung der Daten gewährleistet werden. Hierbei protokollieren wir die IP-Adresse Ihres Endgerätes, Informationen zum genutzten Betriebssystem und den eingesetzten Browser, den Zeitpunkt des Aufrufes, die aufgerufene URL und ggf. die URL der verweisenden Internetseite. Die IP-Adresse wird längstens 7 Tage auf unseren Systemen gespeichert und anschließend gelöscht. Ein Personenbezug ist bei den verbleibenden Daten nicht mehr vorhanden.

Zusätzlich nutzen wir die Software Matomo (ehemals Piwik) zur Auswertung Ihrer Aktivitäten auf unseren Internetseiten. Hierbei werden ebenso die o.g. Informationen verarbeitet. Die IP-Adresse wird hierbei jedoch nur unvollständig gespeichert, so dass kein Personenbezug mehr möglich ist. Sie haben die Möglichkeit, diese Protokollierung Ihrer Aktivitäten auf unseren Internetseiten durch entsprechende Einstellungen in Ihrem Browser („Do Not Track“) einzuschränken.

Diese Verarbeitung dient auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung unseres Interesses eines korrekten Betriebs unserer Internetseiten sowie die Abwehr unerlaubter Angriffe unserer Systeme durch Dritte.

2. Anlegen eines Nutzerkontos

Für die Nutzung der Docoloc Plagiatsuche ist das Anlegen eines Nutzerkontos auf unseren Internetseiten notwendig. Hierbei werden wenige Bestandsdaten wie Name, E-Mailadresse, Institution, Ort, Benutzer-ID und Passwort erhoben und verarbeitet. Die Angabe Ihres Namens, Ihrer Institution sowie Ihres Ortes erfolgen hierbei rein informativ. Ohne Angabe einer gültigen E-Mailadresse, einer Benutzer-ID sowie eines Passwortes ist die Nutzung von Docoloc nicht möglich.

Zur Freischaltung Ihres Nutzerkontos mit einer gültigen Nutzungslizenz ist die Eingabe eines gültigen Lizenzschlüssels bzw. die Freischaltung durch eine berechtigte Person des Lizenznehmers notwendig. Die Freischaltung Ihres Nutzerkontos mit einer Lizenz kann auf Veranlassung einer berechtigten Person des Lizenzerwerbers aufgehoben werden.

Die Verarbeitung dieser Daten ist zur Erbringung unserer Plagiatsuche notwendig und erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Die Speicherung Ihrer Bestandsdaten erfolgt auf unbestimmte Zeit, so lange das Nutzerkonto besteht. Wünschen Sie eine Löschung Ihres Nutzerkontos, so senden Sie uns bitte eine entsprechende E-Mail an privacy@docoloc.de.
Zusätzlich behalten wir uns vor Ihr Nutzerkonto nach Inaktivität von mehr als 36 Monaten von unseren Systemen zu löschen.

3. Lizenzerwerb

Für die vollständige Nutzung der Docoloc Plagiatsuche ist der Erwerb einer Nutzungslizenz erforderlich. Die hierbei anzugebenden Bestandsdaten werden durch uns ausschließlich zur Erfüllung des mit Ihnen vereinbarten Vertrages erhoben und verarbeitet. Ohne Angabe dieser Daten ist kein Vertragsabschluss möglich und somit ergibt sich die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Die Bestandsdaten einer Lizenz werden mindestens so lange gespeichert wie das zugehörige Kundenverhältnis besteht bzw. wie es gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten vorsehen.

4. Plagiatsuche

Als Nutzer unserer Plagiatsuche übermitteln Sie uns zu prüfende Textdokumente, die wir gemäß der bestehenden Nutzungsvereinbarung verarbeiten. Bei diesen Dokumenten handelt es sich um sehr sensible Daten, die wir entsprechend vertraulich behandeln. Weder findet eine Verwertung dieser Daten durch uns statt noch werden diese Daten über den Abschluss der Plagiatsuche hinaus gespeichert.

Zu prüfende Dokumente werden durch Docoloc direkt nach erfolgreichem Abschluss der Plagiatsuche gelöscht. Der Docoloc-Report, der daraufhin im Kundenkonto abgelegt wird, enthält ebenfalls den gesamten geprüften Text und kann durch den Nutzer heruntergeladen und aus dem Nutzerkonto gelöscht werden. Weitere Kopien dieses Reports werden durch Docoloc grundsätzlich nicht angelegt. Im Nutzerkonto verbleibende Docoloc-Reports werden automatisch nach 60 Tagen gelöscht. Der Zeitraum des automatischen Löschens kann durch den Nutzer angepasst oder deaktiviert werden. Wird ein Nutzerkonto länger als 12 Monate nicht genutzt, so werden sämtliche Dokument und Docoloc-Reports die sich ggf. noch im Account befinden automatisch gelöscht.

Jede Nutzung der Plagiatsuche wird durch uns protokolliert. Hierbei speichern wir den Zeitpunkt der Prüfung, den Umfang des Dokuments, den Dateinamen sowie statistische Angaben zur Anzahl geprüfter und ermittelter Übereinstimmungen. Diese Daten sind mit Ihrem Nutzerkonto und der zugehörigen Lizenz verknüpft. Benötigt werden diese Informationen um den in der Nutzungslizenz vereinbarten Nutzungsumfang kontrollieren zu können. Die Datenverarbeitung erfolgt hier also ebenfalls auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns eine Nachricht per E-Mail oder Kontaktformular senden, so wird diese auf unseren Systemen verarbeitet und gespeichert. Neben dem Inhalt der Nachricht, werden auch Ihre E-Mailadresse und Ihr Name verarbeitet, damit wir Ihnen antworten können. Sofern sich Ihre Nachricht auf eine bestehende oder zukünftige Nutzungslizenz bezieht gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und wir verarbeiten Ihre Nachrichten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Bei allen anderen Nachrichten liegt es in unserem Interesse auf Ihre Nachricht zu antworten, so dass die Bearbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt.

Ort der Verarbeitung und Weitergabe von Daten an Dritte

Sämtliche Datenverarbeitung findet auf Servern statt, die durch uns selbst administriert werden. Diese Server werden als dedizierte Server bei verschiedenen Hostinganbietern angemietet. Bei der Auswahl geeigneter Anbieter achten wir strikt darauf, dass die angemieteten Server in gesicherten Rechenzentren in Deutschland betrieben werden. Ein unberechtigter Zutritt zu den Servern wird durch die Hostinganbieter durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen verhindert.

Die von uns erhobenen und verarbeiteten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, sofern wir nicht aus rechtlichen Gründen hierzu verpflichtet sind.

Datensicherheit und Vertraulichkeit

Zur Gewährleistung der Vertraulichkeit Ihrer Daten, bieten wir unsere Internetseiten und damit auch unsere Plagiatsuche ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen an. Dadurch wird die Möglichkeit die Daten während der Übertragung von Ihnen zu unsere Server mitzulesen deutlich reduziert. Auf unseren Servern werden vertrauliche Daten ausschließlich verschlüsselt abgelegt, so dass die Vertraulichkeit auch bei einem Austausch defekter Datenträgern gewahrt bleibt.

Für die Plagiatsuche werden kurze Textfragmente eines zu prüfenden Textes mit Hilfe einer Suchmaschine im Internet gesucht. Dafür müssen diese Textfragmente an die Suchmaschine übertragen werden. Eine Rekonstruktion des untersuchten Textes aus diesen Textfragmenten ist jedoch nicht möglich, da die Fragmente nicht den gesamten Text umfassen. Zusätzlich werden die Suchfragmente eines Textes grundsätzlich zusammen mit Suchfragmenten anderer Texte in zufälliger Reihenfolge an die Suchmaschine übermittelt. Die Zugehörigkeit eines Fragmentes zu einem bestimmten Text ist auf Seite der Suchmaschine somit unbekannt und eine Zuordnung und Rekonstruktion nicht mehr möglich.

Zum Schutz gegen Datenverluste werden regelmäßig automatisch Backups unserer Systeme erzeugt und abgelegt. Diese Backups enthalten auch die oben genannten von uns verarbeiteten Daten. Die Datensicherungen der Inhalte unserer Nutzerkonten werden dabei spätestens nach 7 Tagen gelöscht. Alle weiteren Backups werden von uns für maximal 12 Monate aufbewahrt.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Ihre Person betreffenden, bei uns gespeichert Daten. Für eine Auskunft können Sie sich jederzeit an uns wenden. Unsere Kontaktdaten entnehmen Sie bitte unserem Impressum oder senden Sie uns eine E-Mail an privacy@docoloc.de.

Darüber hinaus haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten. Ebenso haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern dies gesetzlich möglich ist.

Sie haben auch das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Docoloc UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG zu beschweren. Dies können Sie bspw. bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde tun:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Internetseite mit weiteren Kontaktdaten: www.lfd.niedersachsen.de

Änderung unserer Datenschutzhinweise

Sofern erforderlich passen wir diese Datenschutzhinweise bei Änderung oder Erweiterung unserer Internetseiten und unserer Dienste entsprechend an. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit auf unseren Internetseiten unter www.docoloc.de/datenschutz.hhtml.

Letzte Aktualisierung: 24.05.2018


External Privacy Check

In 2011, the Docoloc UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG has asked an external privacy agency to check the privacy conformance of Docoloc. The result which is solely available in German confirmed the conformance of Docoloc to the German privacy laws (Bundesdatenschutzgesetz) as well as the adherence of German copyright regulations.

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